Hvordan importere poster

Hvis du allerede har samlet inn dataene dine i .csv- eller .vcf-format, kan du nå enkelt importere dem til Simply CRM ved å følge trinnene som er beskrevet nedenfor.

Importer poster i 3 enkle trinn

Simply CRM lar deg importere postene dine i en rekke forskjellige kategorier, inkludert kontakter, organisasjoner, tilbud etc.

Før vi forklarer prosessen med å importere data til Simply CRM , er det viktig å legge vekt på noen få forutsetninger.

Obligatoriske felt

.Csv- eller .vcf-filen din skal adressere alle obligatoriske felt, som er angitt med et rødt stjerneikon. Felt som Etternavn er for eksempel obligatorisk for Kontakter-modulen. Hvis de obligatoriske feltene blir tomme, vil de automatisk bli satt til ????.

Hvis du prøver å importere en liste over kunder, må du vie en kolonne til etternavnet i .csv- eller .vcf-filen. Ellers vil systemet returnere en feil.

Filstørrelse

Filene dine kan ikke overstige den maksimale størrelsen på 5 MB.

Tillatelse

Administratorbrukere kan deaktivere importalternativet for brukere som ikke er administrator. Hvis du ikke finner importalternativet i Simply CRM , kan du kontakte administratoren din for å be om tillatelse.

3 enkle trinn for å importere poster

La oss nå fokusere på prosessen med å importere poster i .csv- eller .vcf-filformat.

For å komme i gang, åpne menyen på venstre side og velg en modul, Salg> Kontakter, hvis du vil importere kundene dine. Klikk deretter på Importer-knappen øverst til høyre.

Trinn 1: Filopplasting

I trinn 1 må du laste opp filen din til Simply CRM .

Når du trykker på Importer-knappen, må du velge filformatet. For øyeblikket Simply CRM to formater: .csv og .vcf. I denne håndboken vil vi bruke en .csv-fil.

Når du velger formatet, må du trykke på Velg fra Min datamaskin og velge den foretrukne filen.

Du vil legge merke til tre flere felt i popup-boksen Importer kontakter: Har topptekst, avgrenset og koding.

Når du importerer en fil, Simply CRM topptekstene dine med felt i systemet. Husk at den første raden i .csv-filen betraktes som en overskrift. Hvis filen din har en overskrift, merker du av for Has Header.

Simply CRM støtter fire typer avgrensere: komma, semikolon, Pipe og Caret. Systemet gjenkjenner bare felt i .csv-filen din hvis de er atskilt med en av de avgrensningene som støttes.

Velg alltid riktig tegnsett der filen din ble kodet, uavhengig av filinnholdet. Husk at Simply CRM støtter to tegnsettkodesett: UTF-8 og ISO-8859-1.

Hvis arket ditt inneholder spesialtegn som ø, æ eller å, velger du UTF-8 for å bevare tegnene i sin opprinnelige form.

Når du har konfigurert alle feltene, klikker du på Neste.

Trinn 2: duplikatbehandling

Det andre trinnet er valgfritt. Den lar deg bestemme hvordan dupliserte oppføringer i .csv-filen skal håndteres av Simply CRM .

Her kan du velge å hoppe over, overskrive eller slå sammen duplikatoppføringene.

Etter at du har importert filen, vil Simply CRM sjekke postene for å unngå dupliserte og overflødige data. Hvis du bestemmer deg for å bruke Skip-alternativet, vil Simply CRM ignorere duplikatposter, og de blir ikke importert.

I tilfelle du bruker alternativet Overskriv, vil de dupliserte postene fra .csv-filen overskrive og erstatte postene i Simply CRM .

Merge-alternativet lar Simply CRM undersøke duplikatposter og bare importere de nye, relevante dataene.

Sjekk eksempelbildet nedenfor for å få en grafisk fremstilling av funksjonene hoppe over, overskrive og slå sammen.

Hopp over, overskriv og slå sammen

Viktig: Husk at importoppføringer aldri vil omgå duplikatforebyggende regler.

Trinn 3: Feltkartlegging

I det siste trinnet må du kartlegge overskriftene eller kolonnene i importfilen i Simply CRM . Hvis toppteksten eller kolonnen din direkte tilsvarer Simply CRM , blir den kartlagt automatisk.

Her kan du angi standardverdier for kartlegging av felt, og de vil bli brukt i tilfelle verdien av et felt i filen er tomt. Hvis du bruker kartlegginger på nytt, kan du lagre dem, og de vil være tilgjengelige for alle brukere. De lagrede tilordningene kan senere slettes ved å trykke på papirkurven.

Når du har tilordnet feltene dine, klikker du på Importer.

Viktig: Hvis du ikke kartlegger felt, vil verdiene deres gå tapt. Hvis du for eksempel ikke tilordner feltet Adresse til et Simply CRM-felt, vil alle adressedata gå tapt.

Etter at du har importert en fil til Simply CRM , vil resultatene bli presentert i form av en tabell, som kan sees nedenfor.

Importerer fra en annen CRM

Simply CRM lar deg importere poster fra andre CRM-systemer. For å importere data fra en annen CRM, må du først eksportere data i form av en .csv-fil. Etter det, følg bare trinnene som tidligere er forklart i denne guiden.

Tips for import av poster

På slutten av denne guiden har vi utarbeidet noen nyttige tips for å hjelpe deg med å bruke tjenesten vår bedre.

Datoverdier

Du kan angi datoverdiene i Mine preferanser. Alle formater som ikke er spesifisert der vil ikke importeres, og feltet vil forbli tomt. I tilfelle datofeltet er obligatorisk og datoen er spesifisert i et annet format, blir ikke postene importert.

Tildelt til verdier

Når du kartlegger tilordnet verdi, kan du enten ha brukernavnet (påloggingsadressen) eller for- og etternavnet i CSV-filen. Hvis ingen brukere har den nødvendige verdien tilstede, tilordnes importregistrene automatisk til brukeren som importerer dataene.

Tall

For eksempel, hvis .csv-filen har verdien 12.48923 og Mine preferansedecimaler er satt til to desimaler, vil den importerte verdien bli avrundet til 12,49.

Hvis du importerer et tomt nummer i det obligatoriske feltet, Simply CRM verdien 0 til posten.

Valg av valgliste

Når importverdien ikke er tilstede i valglisten når du kartlegger til Picklist-feltet, vil Simply sette inn en ny verdi i posten.

Hvis Picklist-feltet er obligatorisk og importposten ikke har noen verdi, vil Simply bruke standardverdien som ble valgt under importen. Hvis standardverdien er tom, velger Simply standardverdien for feltet. Hvis alle feltene er blanke, vil Simply bruke ???? for ordens skyld.

Tidsverdier

Når du kartlegger Simply CRM sette tiden til 12 AM hvis feltverdien er tom.

Multivalg kombinasjon

I tilfelle du importerer valg av valglister for flere valg, bør du angi flere verdier i .csv-filen, i følgende format: verdi1 | ## | verdi2 | ## | verdi3 . Husk at dette feltet er mellom store og små bokstaver.

Referansefelt

Når du importerer verdier til referansefelt, f.eks. Organisasjonsfelt i Kontakter, og det ikke er noen post med verdien, vil Simply CRM opprette en ny post. Obligatoriske verdier blir automatisk satt til ????. Importen mislykkes hvis en post har et obligatorisk referansefelt uten verdi.

Lagerfelt

Når du importerer filer til lagerbeholdningen din, må du huske på følgende merknader.

  1. Artikkelnavnet i .csv-filen må være identisk med det som finnes i produkt- eller tjenestelisten.
  2. Som standard vil varenavnet alltid bli søkt i produktlisten først og deretter i tjenestelisten. For å gjøre arbeidet enklere, kan du bruke følgende format til å legge til varenavnet med produktet eller tjenesten: :::: Product_Name Services :::: Service_Name.
  3. Antall og salgspris-feltene må spesifiseres riktig og kartlegges. Hvis de ikke er spesifisert, mislykkes importen din.
  4. Skatteverdiene må presenteres med prosenter, beregnet på det totale beløpet.
  5. Rabatter kan brukes på enkeltvarer eller grupper av varer, men du må spesifisere rabattype.
  6. Skattetypen må kartlegges riktig. I .csv-filen skal avgifttypen spesifiseres som gruppe eller individ. Hvis ikke spesifisert, vil standard avgifttype bli brukt.
  7. Hvis det er to poster med to forskjellige elementer, men samme emne, vil Simply CRM vurdere dem som en enkelt plate.
  8. Alle spesifikasjoner for feltene Totalt antall, Totalt før mottatt, Mottatt, Balanse og Totaltall i .csv-filen vil ikke bli vurdert, fordi de avhenger av varetotal, rabatt og avgifter lagt til den, så vel som andre felt som antall , Salgspris, rabatt og skatt lagt til.

Merknader

Planlegge import

Hvis filen din inneholder mer enn 1000 poster, vil importen bli planlagt, og du vil motta et e-postvarsel etter at importen er fullført.

Datafeil

Datafeilen oppstår når importen avbrytes. Det indikerer at importtabellen ikke importerte alle poster til systemet, og at all informasjon relatert til den avbrutte importen er tapt. Dette betyr at postene ikke kan importeres, og at du må slette dataene før du starter en ny import.

Import låst feil

Denne feilen oppstår når en annen bruker allerede har startet en import på samme kategori eller modul. Alle detaljer angående den allerede initierte importen vises i feilmeldingen.

Hvis en administrator utfører en import og en bruker som ikke er administrator, prøver å starte en import på den samme modulen, vil han motta den importlåste feilen som er beskrevet ovenfor.

Imidlertid, hvis en ikke-admin-bruker utfører en import og en administrator prøver å utføre en import på den samme modulen, vil han kunne undersøke den nåværende importstatusen og til og med avbryte den. Når administratoren kansellerer en pågående import, vil brukeren som startet importen motta importavbrutt feilen.

Dataimport

Når du har startet en import, vil du ikke kunne starte annen import før den første importen er fullført.

Når du starter en import i en bestemt modul, vil ikke andre brukere kunne importere poster til den samme modulen. Imidlertid vil de fortsatt kunne importere poster til andre moduler i Simply CRM .

Oppdatert på 17/03/2021

Var denne artikkelen til hjelp?

Relaterte Artikler